La charte
1.BUREAU PRINCIPAL:
Le siège de la Société est établi à Québec, province de Québec.
2.LOGO:
Le logo dont l’impression apparaît en tête de lettre est adopté et reconnu officiellement par la Société.
3.CLASSE:
La société comprend trois (3) catégories de membres, c’est-à dire les membres actifs, les membres associés et les membres privilèges.
4.MEMBRES ACTIFS:
A) ÉLIGIBILITÉ
Pour être membre actif, l’intéressé doit posséder un ou plusieurs véhicules de + de 3500 kg reliés directement au transport, occuper un poste clé au sein d’une compagnie de transport (être propriétaire, directeur d’une flotte publique et/ou parapublique et/ou son supérieur immédiat et/ou acheteur), et ceci sous l’approbation du comité de direction.
B) DROIT
Le membre devra demeurer actif dans le domaine du transport pour conserver son statut de membre actif. S’il est inactif dans le domaine requis et cela pour une période de deux (2) ans, il ne pourra voir son statut de membre actif renouvelé.
5.MEMBRES ASSOCIÉS :
A) ÉLIGIBILITÉ :
Le membre associé est aussi appelé fournisseur. C’est celui qui offre des produits et services reliés au domaine du transport et qui peut offrir un support technique et professionnel à l’entreprise. L’entreprise sera acceptée à titre de membre associé, et non la personne qui la représente.
B) REPRÉSENTATION
Seulement deux (2) personnes d’une même compagnie ou organisation pourront représenter le membre associé. Ce nombre de représentants devra aussi être respecté lors des activités mensuelles.
C) ADHESION
Toute demande devra être approuvée par le comité de direction. La proportion de membres actifs devra être supérieur par rapport au nombre de membres associés.
D) DROITS :
Un représentant par membre associé, peut être nommé à titre de représentant des membres associés sur le comité de direction.
6.MEMBRES PRIVILÈGE :
A) ÉLIGIBILITÉ
Le membre privilège découle des membres actifs dont le statut ne répond plus aux critères de cette catégorie, et de l’ancienne catégorie membre honoraire. Il n’aura aucune cotisation à payer et pourra participer à toutes les activités moyennant le paiement du coût réel de celles-ci.
B) DROIT
Le membre privilège aura le droit de participer aux activités mensuelles. Il ne sera pas éligible au vote et ne pourra faire partie du comité de direction.
7. INVITÉS :
Un membre a le droit d’inviter une personne aux activités mensuelles, mais il devra alors payer un montant préétabli par le comité de direction.
8. COTISATION :
Le montant de la cotisation annuelle des membres sera déterminé par le comité de direction. La cotisation annuelle doit être payée en entier avant la première activité mensuelle. L’année fiscale débute et se termine à l’assemblée générale, date déterminée par le comité de direction (généralement en mai).
9. CARTE DE MEMBRE :
Il sera loisible au comité de direction d’émettre une carte de membre.
10. SUSPENSION ET EXPULSION :
Le comité de direction pourra, par résolution, suspendre pour une période qu’il déterminera, ou expulser définitivement, tout membre qui néglige de payer sa cotisation ou dont la conduite est jugée nuisible à la Société. La décision du comité de direction à cette fin sera finale et sans appel.
11. DÉMISSION :
La démission d’un membre ne lui donne pas droit au remboursement de sa cotisation à la Société.
12. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE :
L’assemblée générale de la Société aura lieu à chaque année à la date fixée par le comité de direction. Tout membre qui possède les qualifications requises (voir point 4 et 5 du règlement) peut être proposé pour faire partie du comité de direction à condition qu’il soit physiquement présent dans la salle où l’assemblée se déroule.
A) ASSEMBLÉE SPÉCIALE
Une assemblée spéciale pourra être tenue dans la ville de Québec à la demande de la majorité de la direction ou par demande écrite adressée au secrétariat et signée par au moins un tiers (1/3) des membres actifs. Le secrétaire devra convoquer une telle assemblée spéciale dans les trente (30) jours dès la réception de la demande. En plus, cette demande devra spécifier le but et l’objet d’une telle assemblée.
B) AVIS DE CONVOCATION
Lors des activités mensuelles, le secrétaire et/ou son désigné devra aviser tous les membres de la Société au moins trois (3) jours avant la rencontre en mentionnant le nom du conférencier et le sujet présenté.
C) QUORUM :
Dix (10) membres actifs en règle et physiquement présents constitueront un quorum à l’assemblée générale ou spéciale des membres. Dans le cas du comité de direction, 50% + un (1) sera requis pour que toute décision proposée soit acceptée par la Société.
D) LE VOTE
À toute assemblée des membres, seuls les membres actifs en règle auront droit à un vote. Le vote par anticipation n’est pas valide. La procédure et le déroulement de l’élection devront être présentés par le président d’élection.
13. LE COMITÉ DE DIRECTION :
A) La Société sera administrée par un comité de direction composé de neuf (9) membres actifs ayant droit de vote, un (1) président ex-officio à titre de support au comité de direction et deux (2) membres associés proposés par l’ensemble des membres associés.
14. DURÉE DES FONCTIONS :
Les membres du nouveau comité de direction entrent en fonction après l’assemblée générale annuelle.
A) ÉLECTION
Les membres du nouveau comité de direction sont élus pour une période de deux (2) ans. Tout membre dont le mandat se termine est rééligible s’il possède les qualifications requises (voir point 4, 5 et 13).
B) LE PRÉSIDENT
Le président de la Société est nommé annuellement par le comité de direction à ce titre pour une période maximale de deux (2) années consécutives, exceptionnellement le comité de direction peut prolonger la période jusqu’à un maximum de quatre (4) ans. L’année suivant son mandat, il est nommé président ex-officio, s’il accepte ce poste afin d’apporter son support au comité de direction. C’est seulement après cette période qu’il pourra se présenter à nouveau sur le comité de direction.
C) RÉNUMÉRATION
Les membres du comité de direction ne seront pas rémunérés pour leurs services comme tel.
15. ASSEMBLÉE DU COMITÉ DE DIRECTION :
A) DATE DES ASSEMBLÉES
Le comité se réunira aussi souvent qu’il le jugera nécessaire.
B) CONVOCATION
Les rencontres du comité de direction seront convoquées par le secrétaire à la demande du président ou par demande écrite de la majorité des membres du comité. Elles seront tenues à tout endroit désigné par le secrétaire ou le président.
C) AVIS DE CONVOCATION
L’avis de convocation du comité de direction peut être verbal. Le délai de convocation sera d’au moins vingt-quatre (24) heures.
D) QUORUM ET VOTE :
La majorité des membres du comité de direction devra être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum de cinquante plus un (50% + 1) requis pour l’assemblée. Tous les points de discussion abordés devront être acceptés par la majorité.
16. LE COMITÉ DE DIRECTION :
A) IDENTIFICATION
Les membres du comité sont : le président, le premier vice-président, le secrétaire, le trésorier, cinq directeurs. Ce sont également les membres dirigeants de la Société. Le comité peut nommer un président ex-officio. Le comité pourra accueillir deux membres associés (voir point 5 du règlement).
B) ÉLECTION :
Le comité de direction élu devra, après chaque assemblée générale annuelle, désigner les membres du comité.
C) LE PRÉSIDENT :
Le président est le chef exécutif de la Société. Il préside toutes les assemblées du comité de direction et des membres. Il voit à l’exécution des décisions du comité de direction, signe les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge, de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui lui sont attribués par le comité de direction.
D) LE VICE-PRÉSIDENT :
En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le premier vice-président devra remplacer et exercer tous les pouvoirs et toutes les fonctions que le président occupe.
E) SECRÉTAIRE :
Il assiste à toutes les assemblées des membres et du comité de direction, il rédige les procès verbaux. Il remplit toute autre fonction qui lui est attribuée par le présent règlement ou par le comité de direction. Il garde le livre des minutes et de tout autre registre. Il tient à jour la liste de tous les membres en règle de la Société.
F) TRÉSORIER :
Il a la responsabilité des fonds et des livres de comptabilité de la Société. Il tient un relevé précis des biens et des dettes, des recettes et des dépenses de la Société. Il dépose dans une institution bancaire déterminée par le comité de direction les recettes de la Société.
G) DIRECTEURS :
Ils s’impliquent dans l’organisation des activités mensuelles majeures.
H) VACANCES :
Si les fonctions d’un membre du comité de direction de la Société deviennent vacantes à la suite d’un décès, d’une résignation ou pour tout autre raison, le comité de direction peut laisser le poste vacant ou, par résolution, nommer une personne qualifiée pour remplir les fonctions requises. Le cas échéant, cette décision sera alors en vigueur jusqu’à la prochaine assemblée générale annuelle.
17. DISPOSITIONS FINANCIÈRES :
A) ANNÉE FISCALE :
L’exercice financier de la Société se termine à l’assemblée générale (généralement au mois de mai) ou à toute autre date fixée par le comité de direction.
B) DIVERS ET COMPTABILITE :
Le comité de direction fera tenir par le trésorier de la Société le livre de comptabilité dans lequel seront inscrits tous les fonds perçus ou déboursés par la Société, tous les biens et dettes de la Société. De plus, toutes les autres transactions financières de la Société seront disponibles en tout temps à l’examen du président ou du comité de direction.
C) VÉRIFICATION :
Les livres et les états financiers de la Société pourront êtres vérifiés à chaque année ou après chaque assemblée générale annuelle des membres
D) EFFETS BANCAIRES
Tous les chèques, billets ou effets bancaires de la Société seront signés par le président, le trésorier ou une personne désignée par le comité de direction. Quand aux bordereaux de dépôts, la signature du trésorier sera suffisante.
E) CONTRATS
Les contrats ou autres documents requérant la signature d’un membre du comité de direction de la Société devront d’abord être approuvés par le comité et ils seront ensuite signés par la personne responsable.
18. DISPOSITIONS SPÉCIALES :
A) DEMANDE D’ADHÉSION :
Les demandes d’adhésion pour devenir membre et les réinscriptions des ex-membres devront être rédigées selon la formule du comité de direction.
B) EXPULSION :
Un membre indésirable peut être exclu de la liste des membres, sous la recommandation de la majorité des membres du comité de direction.
C) SUSPENSION :
Un membre dont la cotisation est en souffrance pour l’année en cours sera avisé par le comité de direction de faire parvenir le montant de ladite cotisation avant l’assemblée générale des membres suivant cet avis à défaut de quoi ce membre sera suspendu jusqu’à ce que le montant dû soit complètement réglé.
19. LES COMITÉS :
A) AUTRES COMITÉS :
Le président peut former tous comités et sous-comités qui s’avéreraient utiles et nécessaires.
B) RÈGLEMENT :
Le comité de direction pourra créer au besoin les règlements nécessaires pour compléter ceux qui ne répondraient plus aux besoins actuels de la Société. Les règlements pourront, sans avis préalable, être adoptés, amendés ou annulés à toute assemblée du comité de direction, par un vote majoritaire constitué de 50% + 1. Ces opérations devront être subséquemment soumises à l’approbation des membres à l’assemblée générale annuelle.
20. AMENDEMENT DES RÈGLEMENTS :
Sur avis de motion présenté à une assemblée régulière des membres de la Société, tout changement dans les règlements adoptés par le comité de direction peut faire l’objet d’un débat. Advenant le cas où les membres, par un vote majoritaire, adoptent une proposition à l’effet d’amender ou d’annuler un règlement, le comité de direction se trouve par le fait même lié par ladite proposition.
21. AMENDEMENT À LA CONSTITUTION :
A) Un membre du comité de direction ou tout groupe d’au moins cinq (5) membres actifs en règle de la Société peuvent soumettre par écrit au secrétaire de la Société une proposition d’amendement à un ou plusieurs règlements. Le secrétaire devra alors aviser dans un court délai les membres de la Société.
B) Le comité de direction devra considérer la nouvelle proposition à la prochaine assemblée des directeurs. Que le comité de direction accepte ou refuse ladite proposition, elle devra être subséquemment présentée à l’assemblée générale annuelle de la Société. Les membres devront alors se prononcer sur la proposition.
